Obieg pism w kompaniach a także referatach, powoduje iż z każdym dniem produkujemy coraz więcej zbytecznej makulatury. Aby temu zapobiegać, należy przede wszystkim zdecydować się na wiedzenie archiwum, które jednakże winno być zarządzane zgodnie z polskimi przepisami. Co należy więc wykonywać, w momencie kiedy pragniemy mieć archiwum, w którym wszystko będzie na swoim miejscu, a co ważniejsze, żadna rewizja i kontrola nie będzie mogła się do nas przyczepić.

Przede wszystkim należy pamiętać o właściwym znakowaniu pism w archiwach, co zezwoli nam na natychmiastowe znakowanie dokumentów i ich prawidłową segregację. Zatem jeśli mamy dokumenty, które są w obiegu, to pracownicy firmy, odpowiednio przeszkoleni, powinni ściśle nadawać im symbole, harmonijne z polskimi normami i przepisami. Dokumenty, które powinny pozostawać po załatwieniu sprawy zniszczone, muszą być znakowane dużą literą A. Tego typu oznakowanie spowoduje iż po rozpatrzeniu sprawy przez naszych podwładnych, odbywa się niszczenie dokumentów. Niszczenie dokumentów, pamiętajmy, dotyczy tylko papierów z znakiem A, dlatego tak wybitne, jest żeby podwładni byli trafnie wykształceni, by potrafili odpowiednio ocenić powagę dokumentu, a tym samym nadać mu odpowiedni znak. Co dzieje się jednak z innymi dokumentami, które przecież również są tworzone w naszyj firmie i obiegają między oddziałami. Papiery, które należy, po załatwieniu sprawy, zbierać, przyjmują specyfikację, w postaci dużej cyfry B, co automatycznie określa, iż po rozpatrzeniu sprawy, nie będzie opcji wariantu niszczenie dokumentacji. Niszczenie dokumentacji, w przypadku dokumentów znakowanych znakiem B, może odbyć się tylko, jeśli któryś z pracowników archiwum, takiej dokumentacji przyzna dodatkowe oznakowania, w postaci liczby. Liczba taka będzie oznaczała liczbę miesięcy, jaką ma być ów papier, akt składowany w archiwum, na przypadek gdyby ktoś życzył wrócić do sprawy. Dokumenty oznakowane literką B, posiadają także inne, uboczne oznakowania, które owocują iż do konkretnej kwestie powracamy po jakimś czasie, lub po prostu czekamy do przedawnienia, albo składujemy dane papiery, na przypadek, gdyby jakieś instytucje, pragnęły wglądu do owych papierów. Zatem, jeżeli przy dokumencie z literą B widnieje mikra literka e, to musimy mieć świadomość, iż taki dokument, zgodnie z przepisami, powinien być trzymany przez parę lat, ponieważ w każdej chwili, pracownicy wyjątkowych instytucji mogą do nich zaglądnąć. Z kolei, jeżeli akt, obok B posiada również sygnaturę, rodzaju Z, to wiedzmy, iż dokumenty te będą leżały w naszej firmie do końca jej bycia. W tym przypadku nie wchodzi w rachubę jakiekolwiek brakowanie dokumentów. Brakowanie dokumentów, znakowanych BZ, może spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności karnej, robotników, którzy zdecydowali się na taki krok. Pamiętajmy przeto o tym, w momencie kiedy będziemy pragnęli robić cokolwiek z dokumentami w naszej przedsiębiorstwie, bowiem niestosowanie się do ważnych przepisów, może spowodować niemiłosierne kary, które zapewne odcisną swoje piętno na naszej aktywności.

Dane adresowe:

Aktana

ul. Dekabrystów 78

42-200 Częstochowa

Telefon: 794-111-797

www.aktana.pl